Quando você faz parte da gestão de uma organização da sociedade civil (OSC), sabe que a rotina é desafiadora: muitas tarefas, pouco tempo e recursos limitados. Em meio a isso, a digitalização de processos pode parecer um sonho distante…

Mas e se uma das maiores empresas de tecnologia do mundo oferecesse um pacote completo de ferramentas profissionais, gratuitamente, para ajudar sua ONG a ser mais eficiente e colaborativa? Essa é a proposta do Google Workspace para Organizações Sem Fins Lucrativos!

Neste artigo, vamos mostrar como sua organização pode acessar esse benefício, o que está incluído no pacote, e como ele pode transformar como a sua equipe se organiza, se comunica e gerencia projetos. Vamos?

O que é o Google Workspace para ONGs?

Dentro do programa Google para Organizações Sem Fins Lucrativos, a organização pode ativar diferentes produtos gratuitos e um dos mais utilizados é o Google Workspace para Organizações Sem Fins Lucrativos.

O Google Workspace é um pacote completo de ferramentas digitais que inclui:

• E-mail profissional com domínio personalizado (ex: contato@suaong.org)
  
  
• Armazenamento seguro de arquivos na nuvem
  
  
• Videoconferências ilimitadas
  
  
• Criação e edição colaborativa de documentos, planilhas e apresentações
  
  
• Agendas compartilhadas, formulários personalizados e comunicação ágil entre equipes
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Tudo isso voltado para aumentar a produtividade, a colaboração e a organização interna da ONG, sem custos de licenciamento!

Organizações registradas como entidades sem fins lucrativos e aprovadas no programa podem ativar o Google Workspace gratuitamente, com recursos equivalentes ao plano Business Starter do Google.

Para OSCs, esse programa representa uma grande possibilidade de digitalizar operações, reduzir custos com licenças de software e aprimorar o trabalho remoto ou presencial, com segurança e confiabilidade!

Principais ferramentas do Google Workspace e como elas auxiliam o dia a dia das ONGs

Ao se inscrever no programa, sua organização tem acesso imediato a um conjunto robusto de ferramentas. Veja como cada uma pode ser usada de forma estratégica e por que são tão eficazes no contexto do terceiro setor:

Todos esses recursos juntos possibilitam mais organização, rapidez nas tomadas de decisão e facilidade na execução de projetos em rede, três pilares essenciais para organizações sociais que lidam com muitos atores e prazos apertados.

Você percebeu que o potencial de usabilidade em qualquer organização, pequena, média ou grande é gigantesco, né? Vamos conhecer mais alguns benefícios do Google Workspace? 

Benefícios do Google Workspace para ONGs

Investir em ferramentas de gestão costuma ser um desafio para organizações sociais. Então, com o Google Workspace, as OSCs têm acesso a soluções de nível empresarial sem custos. 

Veja mais algumas vantagens desse serviço:

• Redução de custos: elimina a necessidade de pagar por licenças de e-mail, armazenamento e videoconferências
• Melhoria na colaboração: toda a equipe pode trabalhar em documentos simultaneamente, de qualquer lugar
• Facilidade na gestão de documentos: documentos e arquivos centralizados em um único ambiente seguro
• Segurança de dados: tecnologia Google de proteção contra ameaças digitais, com opções de autenticação em dois fatores e controle de acesso
• Integração entre equipes remotas: ideal para organizações descentralizadas ou com voluntariado distribuído em diferentes localidades

Hoje, sabemos que não é possível armazenar todos os documentos de organizações sem as plataformas digitais. Esse é o grande benefício do Google Workspace: garantir que tudo o que você precisa, todas as informações, documentos e mídias, estejam tudo em um só “espaço”, sem dispersões. 

Veja também: Metodologia SMART: como definir objetivos inteligentes para o sucesso no setor social

Passo a passo para solicitar o Google Workspace gratuito para ONGs

Agora, vamos aprender como conseguir esse programa para a sua organização! A solicitação do Google Workspace para organizações sem fins lucrativos é simples, mas requer atenção aos detalhes. Então, siga o passo a passo:

1. Verifique a elegibilidade da sua OSC

• A organização precisa estar registrada como entidade sem fins lucrativos, ou seja, possuir CNPJ ativo
• Não podem participar entidades governamentais (ministérios, secretarias, fundações públicas), hospitais (públicos ou privados) e instituições de ensino formal (escolas, faculdades e universidades)
• É obrigatório que a organização tenha um site ativo para comprovação de sua atuação e configurar o domínio personalizado (ex: contato@nomedaong.org.br)

2. Cadastre-se no Google for Nonprofits

• Acesse google.com/nonprofits
• Clique em "Comece agora" e faça login com uma conta do Google
• Preencha os dados solicitados sobre a organização

3. Aguarde a avaliação pela Goodstack

• A aprovação das organizações é feita atualmente pela plataforma Goodstack
• Não é mais necessário enviar documentos manualmente! A verificação ocorre de forma automática com base nos dados públicos do CNPJ e informações do site
• O prazo médio de análise é de 3 a 10 dias úteis

4. Após a aprovação: ative o Google Workspace

• Depois de aprovado no Google for Nonprofits, você poderá acessar a aba de produtos e ativar o Google Workspace para ONGs
• Siga as instruções para configurar o seu domínio institucional (caso ainda não tenha, será necessário adquirir um)
• Crie os e-mails personalizados para toda a equipe e comece a usar as ferramentas!

Atenção!  Para a criação do seu domínio institucional, escolha um nome profissional e de fácil identificação. É provável que você utilize esse contato para se comunicar com outras pessoas, especialmente potenciais parcerias e financiadores. 

Cada detalhe na criação do seu espaço de trabalho faz toda a diferença. Por isso, nossa equipe também separou algumas boas práticas para você aproveitar ao máximo as ferramentas Google!

Dicas para aproveitar ao máximo o Google Workspace

Depois de ativar o benefício, sua OSC pode tirar ainda mais proveito com algumas condutas específicas, que transformam totalmente a utilização de todas os instrumentos riquíssimos do Google Workspace.  Aqui vão algumas recomendações:

• Capacite a equipe: faça treinamentos internos sobre as principais funcionalidades
• Organize a nuvem: crie pastas por área, projeto ou ano para facilitar o acesso
• Use a Agenda estrategicamente: crie agendas compartilhadas por equipe ou por tipo de atividade (eventos, captação, gestão)
• Automatize tarefas: crie fluxos com Google Forms, Sheets e e-mails automatizados para formulários de inscrição ou acompanhamento de pessoas beneficiadas
• Mantenha a segurança: ative a autenticação em dois fatores e controle de acessos para evitar vazamentos de dados

Essas são algumas dicas, mas é importante usufruir dessas práticas junto do estabelecimento de objetivos institucionais e ações estratégicas da organização. Dessa forma, você terá ainda mais compreensão da riqueza que tem acesso! 

Aproveite o Google Workspace para transformar os projetos da sua ONG!

Com o Google Workspace para ONGs, sua organização pode economizar, trabalhar de forma mais inteligente e ganhar tempo para focar no que realmente importa: gerar impacto social. 

O acesso é gratuito, o processo é simples e os resultados são reais!

Caso a sua OSC ainda não conheça esse recurso, este é o momento para mudar essa realidade. Comece agora mesmo e leve a gestão da sua ONG para um novo patamar!

Ah! E caso você esteja tendo dificuldades para configurar o seu Google Workspace, a BC Marketing pode fazer esse serviço para você! Fale com a Pati, do nosso comercial, e faça o seu orçamento!