Você sabe qual a importância da comunicação no engajamento de pessoas voluntárias?

A comunicação é um dos pilares mais importantes para o sucesso de uma organização da sociedade civil (OSC) no recrutamento e retenção de pessoas voluntárias. 

Quando bem estruturada, ela não apenas atrai novas pessoas interessadas em contribuir com a causa, mas também fortalece o vínculo daquelas que já participam, garantindo maior motivação e envolvimento contínuo. Para isso acontecer a comunicação deve ser clara, acessível e alinhada com os valores e expectativas do público voluntário.

Além disso, uma estratégia de comunicação bem definida possibilita um relacionamento mais próximo e transparente entre a OSC e as pessoas voluntárias. Por isso, utilizar diferentes canais de comunicação e formatos de conteúdo pode impactar positivamente o engajamento, tornando a experiência do voluntariado mais significativa. 

Uma organização que sabe comunicar seu propósito e a importância do trabalho voluntário consegue reter mais pessoas apoiadoras e garantir a continuidade de suas ações de impacto social.

Conhecendo o público-alvo

A base de uma comunicação começa pelo conhecimento do público-alvo — com quem você está falando. Para atrair e manter pessoas voluntárias engajadas, é preciso compreender quem são essas pessoas, suas motivações e expectativas. Quanto mais personalizada e direcionada for a abordagem, maior será o impacto na retenção e envolvimento delas. 

A seguir, bora explorar dois aspectos indispensáveis para conhecer melhor o público voluntário e adaptar a comunicação da OSC de forma eficiente.

Identificação de perfis de pessoas voluntárias

Antes de definir estratégias de comunicação, é essencial você conhecer o público-alvo!

Pessoas voluntárias têm perfis variados e podem ser motivadas por diferentes razões, como desejo de retribuir à sociedade, desenvolvimento de habilidades ou identificação pessoal com uma causa específica. Mapear esses perfis permite que a organização direcione melhor seus esforços de comunicação, criando mensagens mais eficazes e personalizadas para cada grupo.

Para essa identificação, é possível:

• Utilizar formulários de inscrição detalhados, buscando conhecer as motivações e informações básicas deste público, como demografia, idade, entre outros

• Pesquisas internas, entre as pessoas que já trabalham ou trabalharam na OSC

• Interações nas redes sociais para entender as preferências e expectativas do público 

Uma comunicação segmentada, que considera essas características, facilita a adaptação do conteúdo e melhora a experiência da pessoa voluntária desde o primeiro contato com a organização.

Compreensão de motivações e expectativas

Cada pessoa voluntária possui motivações e expectativas específicas ao se engajar em uma organização. Algumas pessoas procuram uma experiência pontual e de curto prazo, enquanto outras desejam um envolvimento contínuo e estruturado. 

Compreender essas diferenças faz muita diferença para criar um relacionamento positivo e duradouro com as pessoas voluntárias.

OSCs que alinham expectativas desde o início e garantem uma experiência significativa para as pessoas voluntárias aumentam suas chances de retenção e permanência na organização!

Por isso, uma boa prática é oferecer materiais informativos, reuniões de integração e feedbacks periódicos, para garantir que toda a equipe voluntária sinta que seu trabalho é valorizado e que sua participação está alinhada às suas expectativas.

Veja também: Os 3 Cs da comunicação de impacto

Quais são os canais de comunicação para engajar voluntários?

Para garantir que a mensagem da OSC chegue ao público certo, escolher os canais de comunicação mais adequados faz toda a diferença. O uso de diferentes meios permite atingir um número maior de pessoas voluntárias e estabelecer conexões mais fortes com elas. 

Primeiro, você precisa saber onde estão essas pessoas! Veja como descobrir:

Redes sociais

Nada mais típico do que as redes sociais, né? Afinal, elas são um dos canais mais eficientes para atrair e engajar pessoas voluntárias. Plataformas como Instagram, Facebook, LinkedIn e TikTok permitem que organizações compartilhem histórias de impacto, depoimentos de outras equipes voluntárias e chamadas para ações que incentivem o engajamento e participação. 

Também, o uso de vídeos curtos e conteúdos interativos, como enquetes e desafios, pode aumentar significativamente a visibilidade da organização e atrair novas pessoas apoiadores.

Além da publicação regular de conteúdos, responder dúvidas e interagir com seguidores fortalece a relação entre a OSC e sua comunidade. Você pode criar grupos privados em redes sociais como uma estratégia para manter a comunicação ativa e facilitar a troca de informações entre pessoas voluntárias e coordenadores.

E-mail marketing

O e-mail marketing continua sendo uma ferramenta poderosa para manter as pessoas voluntárias informadas e engajadas. 

Campanhas de e-mail podem incluir newsletters periódicas com atualizações sobre projetos, convites para eventos, depoimentos inspiradores e oportunidades de voluntariado. O envio segmentado de e-mails, levando em consideração o nível de envolvimento de cada voluntário, pode tornar a comunicação ainda mais assertiva!

Uma tendência crescente é o uso das newsletters do LinkedIn, que permitem que OSCs alcancem um público profissional interessado em impacto social. Publicações regulares nessa plataforma podem ajudar a construir autoridade e ampliar a rede de contatos da organização.

Plataformas de mensagens instantâneas

Você pode usar ferramentas como WhatsApp e Telegram para uma comunicação rápida e eficiente com as pessoas voluntárias. É possível criar grupos segmentados ou listas de transmissão, o que permite um contato mais próximo com os participantes. 

Esses canais também podem ser usados para lembretes de eventos, envio de conteúdos motivacionais e atualizações de última hora.

Além disso, plataformas como o Slack podem ser úteis para equipes maiores ou para pessoas voluntárias que atuam de forma remota. Essa estrutura melhora a coordenação entre diferentes grupos e garante que a comunicação flua de maneira estruturada e acessível para todo mundo! Possibilidades não faltam atualmente, viu?

Como criar mensagens envolventes?

Como uma mensagem é estruturada pode impactar diretamente o engajamento das pessoas. Criar conteúdos

envolventes e inspiradores pode aumentar a participação e a retenção de quem já contribui com a OSC.

Lembre-se: comunicação é estratégia. Então, nunca subestime os resultados que pode adquirir ao estudá-la mais a fundo. 

Aqui estão algumas dicas para tornar a sua comunicação mais atrativa e persuasiva!

Use storytelling para destacar experiências

O storytelling é uma ferramenta poderosa para engajar pessoas voluntárias e despertar o interesse do público. Contar histórias reais de impacto, destacando a transformação que o trabalho voluntário proporciona, cria conexões emocionais e motiva mais pessoas a se envolverem. 

Para isso, você pode compartilhar experiências de pessoas voluntárias em artigos, vídeos e posts nas redes sociais, aumentando a credibilidade e a transparência da OSC.

Histórias que humanizam a causa e demonstram a importância do voluntariado geram identificação e podem inspirar mais pessoas a participarem. Então, busque manter um tom autêntico e destacar o papel fundamental que cada pessoa voluntária desempenha dentro da organização!

Priorize clareza e transparência nas informações

Manter uma comunicação clara e objetiva evita o surgimento de dúvidas e garante que as pessoas envolvidas no trabalho da OSC compreendam exatamente qual será seu papel na causa. 

Fornecer informações detalhadas sobre as atividades, horários, impacto das ações e requisitos para participação contribui para uma experiência mais positiva e alinhada às expectativas.

A transparência também fortalece a credibilidade da organização, especialmente quando as pessoas voluntárias percebem que ela é aberta sobre seus desafios, conquistas e necessidades, aumenta-se a confiança e o compromisso com a causa. 

Para isso, é recomendável utilizar materiais explicativos, FAQs, termos de compromisso e canais abertos para esclarecimento de dúvidas!

Enfatize chamadas para ação claras

Diga exatamente o que as pessoas devem fazer. Mensagens bem estruturadas devem incluir chamadas para ação (CTAs) diretas e persuasivas. Expressões como "Participe agora", "Transforme vidas com a gente" ou "Inscreva-se para nosso próximo evento" são eficazes para incentivar a tomada de decisão.

Além de utilizar CTAs nos conteúdos escritos, é possível explorar botões interativos em redes sociais e e-mails para direcionar as pessoas voluntárias a páginas específicas, facilitando o cadastro e a participação em novas atividades.

Mensagens curtas e impactantes aumentam a chance de conversão e engajamento!

Além da comunicação para engajar e mostrar como as pessoas podem contribuir com o voluntariado, mensagens que incentivam e reconhecem as pessoas têm um poder ainda maior. Veja:

Estratégias de reconhecimento e valorização

O reconhecimento e a valorização das pessoas voluntárias são elementos indispensáveis para manter o engajamento e a motivação ao longo do tempo. Demonstrar apreço pelo trabalho realizado cria um ambiente mais acolhedor e fortalece a conexão na OSC. 

Destaque as contribuições das pessoas voluntárias

Valorizar publicamente o trabalho da equipe de voluntariado fortalece a relação com a organização e motiva a continuidade da participação. Criar postagens de agradecimento nas redes sociais e mencionar voluntários em newsletters e reconhecer seus esforços em eventos institucionais são práticas eficazes para demonstrar gratidão.

Além disso, programar encontros periódicos para celebrar conquistas e compartilhar histórias de impacto cria um ambiente positivo e reforça o sentimento de pertencimento dentro da organização. 

Pequenos gestos, como certificados de reconhecimento ou brindes simbólicos, também podem contribuir para reforçar o compromisso e a motivação!

Oferecer feedback e oportunidades de desenvolvimento

O feedback é muito importante! Com essa prática,  as pessoas voluntárias sentem que seu trabalho está sendo notado e valorizado. Mas, além de elogios e incentivos, é importante fornecer sugestões construtivas para poderem aprimorar suas habilidades e atuar de forma mais eficiente dentro da OSC.

Criar oportunidades de desenvolvimento, como treinamentos, workshops e mentorias, pode ser um diferencial para manter as pessoas engajadas. Essa prática permite que elas adquiram novas competências enquanto contribuem para a causa, aumentando sua satisfação e seu envolvimento com a organização.

Como mensurar os resultados das práticas de comunicação?

Você precisa monitorar o impacto das estratégias de comunicação e engajamento para garantir melhorias contínuas.

Acompanhar métricas e coletar feedbacks permite ajustar abordagens e garantir que a experiência da equipe voluntária seja cada vez mais enriquecedora norteia — e muito! — os próximos passos da organização. 

Veja as principais métricas para ficar de olho:

Taxas de retenção de pessoas voluntárias

A retenção de voluntariado é um dos principais indicadores do sucesso das estratégias de comunicação e engajamento da OSC. Monitorar quantas pessoas continuam atuando ao longo do tempo ajuda a entender se os esforços de recrutamento e motivação estão sendo eficazes.

Caso as taxas de retenção estejam baixas, é importante investigar os motivos e implementar ajustes, como melhorias na comunicação, criação de novos incentivos e adaptação das oportunidades de voluntariado para atender melhor às expectativas do público.

Níveis de satisfação

Realizar pesquisas de satisfação periódicas ajuda a entender como as pessoas voluntárias percebem a experiência dentro da OSC. Questões sobre qualidade da comunicação, clareza das funções e alinhamento com expectativas podem fornecer insights indispensáveis para aprimorar a gestão do voluntariado.

OSCs que ouvem ativamente seus colaboradores demonstram preocupação com seu bem-estar e criam um ambiente mais favorável para o engajamento a longo prazo. A coleta contínua de percepções permite que ajustes sejam feitos antes que problemas maiores afetem a participação de pessoas voluntárias. 

Feedback qualitativo

Além das métricas quantitativas, o feedback qualitativo é outra dica para entender o impacto emocional e motivacional do voluntariado. Abrir espaço para conversas individuais, reuniões de avaliação e canais abertos de comunicação fortalece a relação entre a organização e as pessoas voluntárias.

Histórias de colaboradores e pessoas voluntárias que tiveram experiências transformadoras podem ser utilizadas não apenas para mensuração interna, mas também como ferramenta de inspiração para atrair novas pessoas apoiadoras. 

Dessa forma, o feedback qualitativo não só ajuda na melhoria da OSC, mas também na comunicação externa e captação contínua de novas pessoas voluntárias!

Veja também: Por que contratar uma agência especializada em Terceiro Setor para cuidar da comunicação da sua OSC?

Já sabe o que você tem que fazer?

A comunicação é um fator essencial para o sucesso das organizações no recrutamento e engajamento de pessoas voluntárias. 

A adoção de estratégias claras, humanizadas e bem direcionadas não só facilita a captação de novas pessoas, mas também fortalece o vínculo dos que já fazem parte da organização. Uma abordagem transparente e inspiradora melhora a experiência dos voluntários e impulsiona um impacto social mais significativo.

Por isso, investir em storytelling, utilizar canais de comunicação eficazes e reconhecer o trabalho das pessoas voluntárias são ações que contribuem para a criação de um ambiente motivador e produtivo. 

Caso a sua ONG deseja aprimorar sua comunicação e aumentar o engajamento voluntário, coloque em prática as melhores dicas apresentadas neste artigo e transforme o impacto da sua organização!

Continue acompanhando a BC Marketing para ampliar o seu impacto social com a estratégia de comunicação que funciona para você!